Hướng dẫn tách dữ liệu kế toán cho năm tài chính mới

Khi kết thúc năm tài chính và chốt số liệu của năm tài chính cũ (năm 2020), anh/chị kế toán sẽ bắt đầu hạch toán số liệu cho niên độ mới. Hiện tại, có hai cách quản lý phổ biến:

I. Dữ liệu kế toán độc lập và dữ liệu kế toán liên năm

1. Tách riêng dữ liệu năm mới ra 1 dữ liệu độc lập

+ Ưu điểm:

- Dung lượng dữ liệu sẽ nhẹ hơn (do chỉ chứa chứng từ của từng năm tài chính),

- Vẫn lấy được số dư cuối kỳ, danh mục từ dữ liệu năm trước sang, và chứng từ của năm sau (nếu đã hạch toán chứng từ năm sau trước khi tách dữ liệu)

- Tránh được trường hợp hạch toán nhầm vào dữ liệu năm trước dẫn đến thay đổi dữ liệu

- Tránh việc điều chỉnh số liệu các năm trước làm thay đổi số dư của dữ liệu niên độ sau

- Đánh được số chứng từ lại về giá trị ban đầu, không bị trùng số năm 2020

+ Nhược điểm:

- Muốn xem lại dữ liệu năm trước thì phải cần mở lại dữ liệu năm trước ra xem mà không xem ngay trên dữ liệu đang mở hiện tại

2. Sử dụng chung dữ liệu năm mới và dữ liệu năm trước (dữ liệu liên năm)

+ Ưu điểm:

- Có thể xem lại dữ liệu năm trước ngay khi đang mở dữ liệu năm hiện tại

- Khi hoàn thành BCTC số dư đầu kỳ năm 2021 sẽ được tự động cập nhật, không phải nhập lại​

+ Nhược điểm:

- Dung lượng dữ liệu thường lớn có thể dẫn đến thao tác trên phần mềm chậm

- Có thể hạch toán nhầm năm dẫn đến báo cáo bị thay đổi sổ liệu (Để hạn chế anh/chị nên khóa sổ năm trước)

==> Vì vậy, kết thúc năm tài chính, sau khi đã chốt số liệu năm trước anh/chị kế toán nên thực hiện tách dữ liệu kế toán năm tài chính mới ra 1 dữ liệu mới.

II. Hướng dẫn tách dữ liệu

Để tách dữ liệu kế toán riêng cho từng năm, Anh Chị làm các bước sau đây:

- Bước 1: Sao lưu dữ liệu kế toán hiện tại

- Bước 2: Bảo trì dữ liệu (Tiện ích/ Bảo trì dữ liệu)

- Bước 3: Đóng dữ liệu kế toán (Tệp/ Đóng dữ liệu kế toán)

- Bước 4: Thực hiện Tách dữ liệu​ (Tệp/ Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước)

Chi tiết xem hướng dẫn TẠI ĐÂY

Lưu ý: Nếu anh/chị chưa hoàn thiện số liệu của năm tài chính trước (2020), anh/chị cứ làm tiếp năm mới (2021) ngay trên dữ liệu hiện tại. Sau khi chốt số dư cuối kỳ trước, nộp xong báo cáo tài chính anh/chị thực hiện tách số liệu năm tài chính mới để lấy SỐ DƯ ĐẦU KỲ ĐÚNG, danh mục và các số liệu hạch toán phát sinh của năm mới.​

III. Sau khi tách dữ liệu kế toán thì hóa đơn điện tử sẽ phát hành tiếp như thế nào trên dữ liệu năm 2021

Sau khi tách dữ liệu thì mẫu số hóa đơn, quyết định sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn đều được chuyển qua, số hóa đơn sẽ liên tục

Ví dụ:

Dữ liệu năm 2020 đã phát hành tới số hóa đơn 0000020, ký hiệu AA/20E, mẫu số 01GTKT0/001

Sau khi qua dữ liệu năm 2021 vừa tách, lập chứng từ bán hàng, khi phát hành phần mềm sẽ tự động nhảy tiếp số hóa đơn tiếp theo là 0000021, ký hiệu AA/20E, mẫu số 01GTKT0/001

Lưu ý: Các thiết lập email gửi hóa đơn điện tử có thể sẽ phải thiết lập lại

Phạm Văn MISA